6 étapes à suivre pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise
L’organisation d’un séminaire est une pratique très courante au sein d’une entreprise. Derrière cet événement à caractère récréatif, il y a un certain nombre d’objectifs précis à atteindre. En outre, le séminaire d’entreprise est l’occasion de réunir une partie ou la totalité des collaborateurs, la plupart de temps, en dehors de l’entreprise. C’est l’occasion pour les employés d’avoir un dialogue avec les dirigeants d’entreprise. L’événement est également un outil de management, permettant aux dirigeants de renforcer la cohésion de toute l’équipe.
Un séminaire d’entreprise peut être organisé :
– à l’intention des nouveaux membres de l’équipe (séminaire d’intégration) ;
– pour une formation à un nouvel outil ou process
– pour les managers d’équipes ;
‒ pour un bilan des résultats du semestre ou de l’année et une projection sur les mois à venir ;
‒ comme un team-building, pour renforcer la cohésion des équipes, c’est également l’occasion de récompenser les collaborateurs performants.
Mais les 4 points peuvent à la fois faire l’objet d’un séminaire d’entreprise.
Organiser un séminaire d’entreprise
L’entreprise peut faire appel à un professionnel de l’événementiel pour organiser un séminaire d’entreprise. Mais une personne au sein même de l’entreprise peut être désignée pour l’organisation. Si vous êtes amené à vous en occuper, voici quelques conseils utiles pour un séminaire d’entreprise réussi.
Connaître le ou les objectifs du séminaire
Il appartient toujours au dirigeant de l’entreprise de déterminer le ou les objectifs d’un séminaire d’entreprise. Mais pour l’organisation, il est tenu d’informer l’organisateur. Sachez que les objectifs d’un séminaire influent sur toutes les mesures et décisions à prendre le concernant.
C’est, par exemple, à partir des objectifs que l’on détermine le thème accrocheur, résumant toutes les activités du séminaire. Le choix des intervenants en dépend également.
Définir la date du séminaire
Comme les objectifs, il appartient également aux décideurs de l’entreprise de déterminer la date du séminaire. Il convient de choisir une date favorable à tout le monde, pour qu’il y ait le maximum de participants. Il serait mieux de ne pas choisir une date qui ne coïncide pas avec les vacances scolaires, les jours fériés ou les fins de semaine.
C’est également le moment de déterminer la durée du séminaire, qui peut se dérouler en une journée ou en quelques jours, de dresser le timing de toutes les activités.
Estimer le budget alloué
Les critères cités auparavant (les objectifs, la date et la durée) influent beaucoup sur le budget à allouer.
Choisir le lieu de réception
Un séminaire se déroule généralement en dehors des lieux de travail, idéalement dans une autre ville, permettant également d’organiser des activités récréatives. Concernant le lieu séminaire, il serait mieux de faire quelques propositions de lieux et de procéder à un petit sondage. Ainsi, les participants se sentiront plus impliqués.
Pensez déjà à l’hébergement des participants, à la restauration (si vous n’êtes pas hébergé dans un hôtel, pensez à collaborer avec un traiteur), à la préparation de la salle de réunion ainsi qu’à la sonorisation et tout ce dont vous aurez besoin pour les réunions et les formations.
Organiser le transport
Comme nous avons déjà évoqué, le séminaire d’entreprise se déroule dans un lieu qui est éloigné des locaux de travail. De ce fait, pensez à l’organisation du transport des participants. Les autocars sont les moyens de transport les plus adaptés. Le fait de réunir tout le monde dans le même véhicule est déjà un atout pour renforcer la cohésion d’équipe.
Définir les activités et choisir les prestataires
En collaboration avec le dirigeant de l’entreprise, il faut dresser le planning des activités. Il convient d’alterner les séances de travail et les activités récréatives, d’exploiter tous les moments, même les pauses pour organiser des activités communes.
Pensez à faire appel à des organisateurs professionnels pour des activités récréatives (comme des randonnées à vélo ou des balades en barques par exemple).
N’oubliez surtout pas de faire connaître aux participants (à l’aide d’un dépliant par exemple) le planning précis de l’événement, que vous ferez valider au préalable par le chef d’entreprise.
