Comment bien organiser un événement ?
L’organisation d’un événement nécessite une bonne planification. Sa réalisation est rarement spontanée. Les solutions sont multiples et dépendront de vos besoins. Découvrez dans cet article, quelques conseils pour réussir l’organisation de votre événement.
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Définissez le but
Il s’agit de l’établissement de votre objectif le plus précisément possible : voulez-vous, exprimer votre gratitude aux associés, transmettre vos connaissances aux partenaires, recueillir des fonds pour un projet ou faire plaisir à vos convives ? L’événement dépendra notamment : du concept, du timing, de la durée, de la répartition des rôles au sein de l’équipe, de la disposition de la salle, de la restauration et du son.
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Accordez de l’attention à la planification
Votre plan doit englober la logistique, la promotion et le contenu de l’événement. Pour ce faire, vous devez préparer une liste des tâches. Ensuite, étoffez-les en détail sous la forme d’étapes. Il est important d’indiquer dans le plan la durée nécessaire pour accomplir une tâche.
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Rédigez votre budget en prenant en compte les situations imprévisibles
Il est nécessaire d’évaluer la liste des tâches et de les inscrire dans votre budget. En cas de situations imprévisibles, il est important d’établir une réserve. Vous devez y penser à l’avance et s’y préparer financièrement.
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Occupez-vous des détails
Afin de surprendre vos invités, vous devez prendre en compte les moindres détails : comment ils s’inscrivent, qui va accueillir les invités et comment, avez-vous un coin photo intéressant, à quoi ressemblent vos présentations, comment votre équipe est-elle habillée ?
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Vérifiez l’emplacement et élaborez un plan B
Il est important de vérifier le lieu en personne dès l’étape de sélection. Il se peut que votre climatisation ne fonctionne pas correctement à un moment inattendu, qu’il n’y ait pas de toilettes pour les personnes handicapées. Donc, vous devez les analyser à l’avance.
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Répartissez les responsabilités
Vous devez partager les tâches entre les membres de l’équipe au stade de la préparation et pendant l’événement. Chaque personne doit avoir son rôle pendant tout l’événement. Par exemple, un responsable de la zone d’inscription, un pour l’accueil des intervenants, une autre personne pour l’équipement, pour la restauration, la communication avec la presse, etc.
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Parlez de l’événement à votre auditoire
Il est important d’avoir des partenaires ciblés, plutôt que de parler de l’événement à peu près tout le monde. Vous pouvez établir une liste de contrôle pour la vérification au jour de l’événement (si tout est en place, si tout fonctionne, si tout est fait à temps). Il est nécessaire d’imprimer le programme de l’événement et d’en remettre une copie à chaque membre de l’équipe. Vous devez donner à chaque personne le numéro de téléphone principal pour vous communiquer en cas d’urgence.
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Demandez de la rétroaction
Vous serez probablement fatigué et heureux après l’événement, mais il vous sera difficile d’évaluer la façon dont tout s’est déroulé. Vous pouvez demander aux participants de remplir un formulaire d’évaluation imprimé ou un formulaire en ligne, afin d’évaluer les différents aspects de l’événement : la logistique, les conférenciers, les lieux et le travail des organisateurs. Ces informations vous permettent d’éviter les erreurs à l’avenir et d’améliorer la qualité de vos événements.
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