Préparer un dîner d’affaires en 10 étapes
Un dîner d’affaires est un moment très important. Associés, clients, investisseurs, futurs partenaires en affaires vont discuter ensemble d’un projet. Les discussions et les négociations méritent un cadre convivial autour d’une table. La première impression compte beaucoup. Cela implique alors, une organisation minutieuse. Vous prévoyez un dîner d’affaires pour bientôt ? Suivez notre guide !
Prévoir en avance les dépenses
La société consacre sûrement un budget pour ce genre d’événement. Il ne faut pas dépasser le montant déjà prévu. Pour cela, calculez en avance les dépenses nécessaires : réservation d’une table ou de la salle entière dans un restaurant, les plats, les boissons, les déplacements, ….
Fixer les budgets événementiels est certes, très compliqué. C’est pourquoi, il est toujours recommandé de choisir un thème afin de faciliter votre calcul. Ainsi, vous pourrez savoir exactement ce qui est essentiel à faire.
Choisir une date convenable
Regardez bien votre agenda. Sélectionnez une date à laquelle vous êtes sûr de votre disponibilité. Un dîner d’affaires dure en moyenne 2 à 3 heures. Sachez également gérer votre emploi du temps surtout si vous avez prévu un discours, une présentation ou un toast spécial.
Établir une liste d’invités
Faites une liste complète de tous les invités prévus. Attendez-vous à ce qu’ils emmènent leurs conjoints. Incluez-les dans votre liste pour ne pas avoir de grosse surprise le jour J.
Opter pour le lieu idéal
Vous pouvez organiser le dîner chez vous par exemple. Ce sera aussi un moment de pouvoir faire visiter votre maison à vos collègues ou vos clients. Si vous n’aimez pas vous embrouiller avec la cuisine, la décoration, le nettoyage et tout le reste, privilégiez un restaurant ou même une salle privée. A la fois, vous ne vous soucierez point des divers préparatifs et vos invités pourront choisir entre plusieurs plats proposés.
En choisissant le lieu, soyez attentif sur les points suivants :
- la disponibilité du lieu à la date prévue pour la réservation ;
- les frais d’hébergement en cas de séjour d’une nuit ;
- l’emplacement de l’espace pour les invités (aucune interférence extérieure) ;
- le mode de réservation et mode de paiement ;
- la politique de l’établissement en cas d’annulation ;
- la disponibilité des divers plats ;
- les services offerts et les installations requises ;
- l’existence d’un stationnement
Réserver et visiter le lieu
Recherchez une place confortable dans le restaurant. Vos invités seront ravis de pouvoir profiter par exemple, d’une belle vue. Optez également pour un coin avec des éclairages plus intimistes. Passez ensuite à la réservation.
Distribuer les invitations
Une invitation simple et formelle est adaptée à l’événement. Doivent y être inclus : la date, l’heure, le lieu, l’itinéraire vers le lieu et le mode de réponse à l’invitation.
D’ailleurs, il est plus raisonnable de demander à vos invités leurs restrictions alimentaires. Certains d’entre eux peuvent être végétariens, allergiques à des aliments spécifiques ou bien d’autres encore.
Les invitations doivent être parvenues à vos invités 1 à 2 semaines avant le dîner.
Accorder de l’importance au repas
Pour avoir le meilleur traitement possible, nous vous conseillons de tenir le dîner dans une salle privée. Il est préférable d’accepter les suggestions des chefs concernant le menu. Prévoyez en avance le menu : apéros, entrées, salades, soupes, desserts, cocktails… Contactez le restaurant pour l’obtenir. Sélectionnez de même, de bons vins qui pourront accompagner les plats.
Veillez à imprimer les menus dès qu’ils sont finalisés. Le jour J, mettez un menu devant chaque place.
Aménager la salle
Le nombre d’invités va définir l’aménagement convenable pour la salle et la table. Apportez des réponses aux questions suivantes :
– combien de convives doivent être installés ?
– est-il nécessaire de mettre un plan de table ?
– y aura-t-il un discours tenu par un intervenant de renom ?
– s’agit-il d’une séance d’échanges entre professionnels ?
Après avoir répondu à ces questions, vous saurez comment aménager la salle pour recevoir vos invités.
Être prêt le jour J
Arrivez sur le lieu 30 à 45 minutes avant. Vérifiez que tout est en place. Donnez les dernières instructions au personnel du restaurant. Quand les convives arrivent, accueillez-les avec sourire et emmenez-les à leur place. Faites également la présentation pour ceux qui ne se connaissent pas.
